I. Chức năng:

- Gắn kết và đều phối hoạt động của các đơn vị trong Trường theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

- Tổng hợp, báo cáo tình hình mọi mặt hoạt động của Trường cho Ban Giám hiệu và tư vấn cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực công tác mà Văn phòng được giao.

- Thực hiện công tác hành chính và văn thư - lưu trữ.

- Phục vụ lễ tân.

II.Nhiệm vụ:

1.Thực hiện chức năng gắn kết và đều phối hoạt động

- Văn phòng Trường Đại học Sài Gòn là đầu mối, gắn kết và đều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và các cá nhân trong toàn trường.

- Phối hợp các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong trường.

- Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ, các phòng chức năng và Phòng Thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.

2. Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo

- Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Ban, Ngành liên quan.

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.

- Theo dõi công tác pháp chế, tổ chức soạn thảo các văn bản quy định, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu; xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì.

3. Thực hiện chức năng hành chính và văn thư - lưu trữ

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt.

- Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường.

- Tiếp nhận giao dịch thư điện tử, Fax và điện thoại liên hệ công tác.

- Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

- Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

- Phối hợp các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương, chính sách của Trường.

- Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

- Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị trong Trường, cá nhân.

- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, công chức-viên chức được cử đi công tác ngoài Trường . Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.

- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

- Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị trong Trường.

- Quản lý công tác cấp phát thể cho CB-GV-CNV và sinh viên.

- Quản lý công tác Thi đua Khen thương.

4. Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân

- Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Trường.

- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc hợp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

Đăng Nhập

Tìm Kiếm Văn Bản

Bình Chọn

Website được xây dựng bởi Văn phòng Trường Đại học Sài Gòn

 

 

Ảnh Hoạt Động

Liên kết Website

Khách Trực Tuyến

Hiện có 85 khách trực tuyến

Lượt Truy Cập

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
Hôm Nay 86
Hôm Qua 156
Tuần Này 635
Tháng Này 2650

Xem Lịch